Styrelsemötesprotokoll 09-03-21

Protokoll från den nya styrelsens första möte den 21 mars 2009 hemma hos My.

Närvarande: My Andersen, Åsa Forsberg, Sofia Kaasgard, Sarah Mell, Sanna Savbäck, Lisa Webb, Josefin Wikner.

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades.

2. Val av justeringspersoner
Till justeringsperson utöver ordf My valdes Lisa Webb.

3. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes med tilläggen: Övrigt efter punkt 11, och Utvärderingarna under punkt 6, träning. Årsmöte under punkt 9, SAR.

4. Godkännande av föregående styrelsemötes protokoll
Protokollet godkändes.

5. Ekonomirapport
Vi har 9215 kr, och 718 kr i handkassan.

6. Träning
Alleby: Många kommer att sluta nu mitt i terminen. På torsdag kommer hoppgruppen att ha ett möte om eventuell flytt till Clareberg, det kommer då att bestämmas hur det ska bli. Ett problem är att det behövs en full grupp som flyttar över dit. Väntelistan är tom.

GFRK: Helena L var med på högtalartelefon, hon berättade att GFRK ligger på dressyrgruppen om att de är för få, och en diskussion pågår just nu i gruppen. I stort sett så är alternativen att antingen fyller GFRK gruppen eller så måste priset höjas. Helena ska träffa GFRK i veckan och höra vad de tycker, vad som gäller från deras håll och vad vi kan hitta för lösning som passar alla. Gruppmedlemmarna har redan fått fakturor för vårterminen, så den är som den är, en eventuell prishöjning gäller hösten. En sista utväg från gruppens sida är att flytta, alternativt slå oss ihop med hoppgruppen till en allroundgrupp.

LARS i Lund har en helt annan administrativ lösning, man anmäler sig en vecka i förväg och först till kvarn får platserna.

Lektionerna fungerar väldigt bra, men det har kommit väldigt få de senaste veckorna, folk har inte sålt eller avanmält utan bara inte dykt upp.

Helena vill gärna ha mail om vad hoppgruppen kommer fram till på torsdag.

Styrelsen fortsatte att diskutera sammanslagning av grupperna, och om vi då skulle vara på GFRK eller Clareberg. Tanken är lockande att vara på samma klubb, ha ett nära samarbete med den och kanske till och med kunna få bidrag från Ridsportförbundet genom klubben. På nästa medlemsmöte ska vi undersöka vilken ridtid medlemmarna föredrar, lördag fm eller fredag kväll.

Utvärderingen: Har sammanställts men vi vet inte riktigt vad vi ska använda den till.

7. Styrelsen
SAR-representant: Sofia är vald till Tävlingsansvarig/SAR-representant. Tillägg om eventuellt deltagande i SARs styrelse skall göras i lathunden.
SAR består nu av en ordförande och en kassör, det finns även en post tävlingsansvarig. Gbg och Lund verkar vara de enda ryttarföreningarna som är aktiva. My och Sofia ska sätta sig och fundera på strategier angående SAR, ARG och LARS samt att Sofia ska få uppdatering om posten. Det finns en aktiv gren på Facebook angående tävlingar.

Frågor om posterna: Lisa har ett bra samarbete med Johanna angående hemsidan.

Lediga poster: Vice ordförande: Lovise Casserstedt valdes in via telefon.
Valberedning: Sanna Savbäck valdes. Helena L skall även tillfrågas.

8. Kommunikation inom föreningen
Hemsidan: Lisa och Helena L har träffat Johanna och fått information om hemsidan. Det är nya inloggningsuppgifter som Lisa behöver för att kunna sätta igång med arbetet, och förhoppningsvis får hon de uppgifterna snart. Adressen ryttarna.blogspot.com fungerar i nuläget, och de gamla adresserna behöver tas bort. Lisa ska se om det finns en lathund för bloggen, och maila ut den.

Google-grupperna: Gruppansvariga lägger till på grupplistor samt stora listan, de är även ansvariga för reservlista och väntelista. Åsa är ansvarig för mailen, det är viktigt att skriva uppgifter till dressyr- och hoppgruppsansvariga till intresserade, samt även till tävlingsansvarig. Vill man endast vara med på maillistan så ska man maila My. My är även ansvarig för styrelsens googlegrupp, som för övrigt behöver uppdateras.

Google-docs: Vi har använt det förut, det är bra att ha alla dokument där så alla kan läsa, men det är bara styrelsen som kan logga in. Lisa ska maila inloggningsuppgifter och användarinstruktioner till alla i styrelsen. Beslöt att protokoll skall läggas upp där.

Kontaktlistan: Sarah behöver info från Josefin till listan. Vad medlemmarna läser skall också stå med.

9. SAR
Tävlingar: Eventuellt blir det en tävling i Italien i april, men mer troligt blir det en i Frankrike i sommar. Det går även en tävling i Norge i augusti.

KM: Till hösten går det nog att ha KM på GFRK om vi bestämmer ett datum snart. Sanna skall också undersöka möjligheterna på Clareberg.
Belgien: My, Sanna och Lovise har tävlat i Belgien. De flesta hästarna var jättefina men boendet lämnade lite övrigt att önska.

Årsmötet: Det blir via mail den 4 april. Tankar från vårt håll är att det är bra med en liten styrelse och små ambitioner.

10. Aktiviteter
Stalltjänst: Angående arbetsdagen imorgon söndag, så har dressyrgruppen pratat om att göra något själva, en annan dag. Tex hjälpa till på tävling. Helena ska prata med GFRK om detta.

Afterwork: Sanna anordnar en afterwork.

Annat: Fälttävlan i Malmö 21-24 maj. Lisa lägger ut det på hemsidan, My är samordnare.

Bal i Lund, My kollar när.

11. PR
Rekrytering: Snart kommer reportaget om oss i spionen, då borde vi samtidigt sätta upp många affischer! Tänk på att ändra webbadressen på affischerna!
11,5. Övrigt
Inget att tillägga.

12. Nästa möte
Medlemsmöte blir 16e april 18.30 på STUDS.
Styrelsemöte bestäms senare. My mailar ut alternativ.

13. Mötet avslutades


Vid protokollet: Åsa Forsberg
Justerat: My Andersen 090330
Lisa Webb 090405