Styrelsemöte 080224
Närvarande: Lisa Webb (ordf), My Andersen, Åsa Forsberg, Helena Klint, Sarah Mell, Sanna Savbäck, Evelina Åström
§1. Mötets öppnande
§2. Val av mötesfunktionärer
Justerare: Helena Klint valdes till justerare jämte ordförande Lisa Webb.
§3. Dagordningen
Dagordningen godkändes.
§4. Godkännande av föregående styrelsemötes protokoll
Protokollet godkändes.
§5. Kallelse till dagens möte
Mötet har utlysts tillfredsställande.
§6. Styrelsen
*Frågor om styrelseposterna
Styrelsen diskuterade maillistorna, och vem som ska ansvara för dem. Beslöt att dressyr- respektive hoppgruppsansvarig ansvarar för att lägga till och ta bort medlemmar från ordinarie- och reservlistorna.
Att träffa den gamla styrelsen
Var och en gör upp om att träffas om de vill. Sanna påminde om att sammankomster med minst tre stycken ARG-medlemmar ger SISU-bidrag.
*Ta fram kandidater till och (helst) tillsätta de lediga posterna
Vice ordförande: Sarah Mell
Revisor: Johan Svensson
Revisorsuppleant: Ingen valdes. Beslöt att Åsa mejlar ut en förfrågan till hela ARG, och att hoppgruppsansvarig Josefin pratar med hoppgruppen eftersom styrelsen innehåller övervägande dressyrryttare.
*Hur vi kommer att använda medlems- och styrelsemötena
Vi diskuterade beslutsfattande på medlems- respektive styrelsemöten. Större beslut bör tas på medlemsmötena men i undantagsfall (om beslutet brådskar) kan styrelsen besluta på styrelsemötet och informera på medlemsmötet. Alternativt maila medlemmarna och fråga om någon motsätter sig.
ARG har en policy som innebär att varje medlem ska gå på ett möte per termin, trots den är det i regel dålig uppslutning till medlemsmöten och årsmöten. Vi diskuterade hur sträng man kan vara angående denna regel, då grupperna i perioder varit svåra att fylla. Detta är något att diskutera på utvecklingshelgen! Beslöt att fikaansvar till nästa möte ska bestämmas vid varje medlemsmöte. Fikat finansieras av föreningen.
*Kommunikation inom styrelsen
Styrelsens Googlegrupp:
Google-docs: Beslöt att Lisa skickar ut ett mail om google-documents, hur man går in och tittar på det.
*Ta kort till hemsidan på styrelsemedlemmarna, ifall det behövs
Webbansvarig Evelina meddelade att hon gärna tar emot mail med kort på styrelsemedlemmarna till hemsidan.
§7. Kommunikation inom föreningen
Hemsidan: Protokollen bör komma ut på hemsidan någorlunda snabbt efter mötena. Information om grupperna bör ligga mer lättillgängligt för nyfikna och nya än vad det gör. Det är bra om styrelsemedlemmarna skriver kommentarer på hemsidan, så att fler medlemmar börjar göra det.
Google-grupperna (ARG:s grupp, hoppgruppen, dressyrgruppen, dressyrreservgruppen): Beslöt att Lisa visar intresserade styrelsemedlemmar hur det fungerar efter mötet. Josefin berättade att vissa mail till hoppreserverna har hamnat i skräpkorgar. Beslöt att säga på nästa medlemsmöte att man bör titta i sin skräpkorg.
Kontaktlistan: Beslöt att kassören sammanställer en giltig kontaktlista över medlemmarna. Beslöt att fråga på nästa medlemsmöte om listan kan mejlas ut till alla.
§8. Ekonomirapport
Vissa har inte betalat sin medlemsavgift. Kassör Sarah ska påminna de som inte har betalat. Hanna ligger fortfarande ute med 1000 kr efter KM. Styrelsen diskuterade att köpa en videokamera till föreningen, beslöt att fråga på medlemsmötet i april, men att skjuta upp inköpet tills vi vet hur stora kostnaderna för Västkustkampen blir. My har tillgång till en kamera om inköpet måste dröja.
§9. Träning
*Alleby
Lektionerna: Har blivit bättre. Många är också intresserade av de kurser som ridskolan erbjuder. Bra övningar och hästar. Gunilla verkar brinna för ARG-gruppen. 9 personer rider i gruppen och en person är intresserad av halvplats. Tiden är nu 19.00 istället för 18.00, vilket är positivt.
Reservlistan: Hoppreserverna har fått en mejlinglista.
Väntelistan: 3 personer är intresserade av att börja till hösten. 1-2 kommer antagligen sluta, så det ser bra ut.
*GFRK
Lektionerna: Upplevs som en positiv utveckling. Gruppen skulle dock gärna få ännu fler personliga kommentarer.
Reservlistan: Fungerar. Bör uppdateras då och då. Beslöt att om en medlem säljer mer än två platser till samma reserv så skall dressyrgruppsansvarig informeras, detta tas upp på nästa medlemsmöte. Frågan om GFRK-medlemsskap och försäkring för reserver ska också tas upp på medlemsmötet.
Väntelistan: Gruppen är full. Några personer finns på väntelistan. Det ser bra ut till hösten.
*Gemensamma beteckningar för "reserv-" och "väntelistan": Alla är överens om att reservlistan består av de som vill köpa en lektion då och då plus de med halvplats, och att väntelistan består av de som köar för att komma med i ridgrupperna.
§10. PR
Rekrytering till ridgrupperna inför nästa termin: Lappar kan delas ut under medlemsmötet. Just nu ser det bra ut inför hösten men om det blir kris så säger gruppansvariga till.
Spionen: Kan tänka sig att skriva om oss, men ARG har inte legat på om det. Vi bordlägger frågan till efter utvecklingshelgen.
§11. SISU
Utvecklingshelgen: Vi ska åka till Åkulla gård i Halland den 29-30/3. My, Sanna och Lisa har eventuellt bilar. 10.00 på lördagen börjar det och senast 16 på söndagen är vi klara. Vi diskuterade ifall gamla styrelsen skall vara med och beslöt att inte bjuda med dem.
SISU-styrelse-kurser: Vi kan få kurser i styrelsearbete, men vi avvaktar till efter utvecklingshelgen.
Information om hur man söker pengar från Göteborgs Stad för "uppsutten verksamhet": Sanna har pratat med dem. Eftersom vi inte är öppna för alla så kan vi inte få några pengar.
§12. SAR
*Medlemsskapsavgiften och vårt lån
My har fått veta att ARG måste betala medlemsavgift till SAR trots att de är skyldiga oss pengar. SAR har mycket dålig ekonomi, och behöver verkligen vår medlemsavgift. Beslöt att ta upp styrelsens beslutsrätt på medlemsmötet, eftersom vissa medlemmar blivit upprörda över gamla styrelsens beslut angående lånet. Beslöt att My skall fråga SAR:
1) om de verkligen ser det som ett lån och inte som en gåva.
2) hur mycket de andra klubbarna har bidragit till SAR i form av lån och bidrag
3) om SAR kan ge oss ett kvitto på lånet.
Beslöt att ta upp på medlemsmötet om vi vill ändra lånet till ett bidrag. My berättade att SAR har mer problem än bara det ekonomiska. Styrelsearbetet är mycket ojämnt fördelat mellan medlemmarna, och det verkar ohållbart i längden.
*Tävlingar
Västkustkampen/SAM: My har frågat Stockholm om det är bra att samköra dessa två i Stockholm under våren. De är mycket positiva till förslaget.
Algeriet: 3 från ARG är anmälda. Beslöt att My mailar ut en förfrågan om fler är intresserade.
§13. Aktiviteter (en realistisk planering)
*Gå genom enkäterna:
Styrelsemedlemmarna Lisa, Åsa, Sarah och Helena sammanställde resultatet av de enkäter som skickats till ARGs medlemmar. Enkäten avsåg att mäta medlemmarnas intresse för olika aktiviteter, både hästrelaterade och rent sociala. Resultatet presenteras i bifogat Excel-dokument.
*De aktiviteter som är ute på förslag:
Stalltjänst: De som rider på GFRK måste göra stalltjänst för att få tillbaka avgiften på 200:-, dressyrgruppen har pratat om att göra det tillsammans. De som vill från hoppgruppen får självklart följa med. Beslöt att Helena pratar med dressyrgruppen om detta. Eventuellt kan en stalltjänst på Alleby ge något i utbyte. Beslöt att stalltjänst på Alleby bordläggs.
Filmkväll (SISU-hoppfilmen, Kyra Kyrklund, aktuell tävling på tv:n): Beslöt att Sarah mailar medlemmarna och föreslår filmkväll den 17 april 18.00 hemma hos sig i Kålltorp.
Afterwork: Inget bestämdes, grupperna får gå ihop spontant och maila.
Göteborg Horse Show (tors-sön 23-27 april): Var och en får ta sig dit efter eget intresse. Frågan bör tas upp mycket tidigare nästa år, så det blir mer tid för samordning.
Polo (april/maj): Framkom blandade åsikter om kvaliteten där. Frågan sköts upp till medlemsmötet.
Fältävlan i Malmö (den 24-25 maj): Tas upp på medlemsmötet.
Spela in oss själva under lektionerna/en specialarrangerad klinik
§14. ARG-tröjorna - frågan bordlades tillsvidare.
Prova
Bestäm kostnad
Vad vill vi göra med dem?
§15. Övriga frågor
§16. Kommande möten
Plats, datum och tid: Medlemsmötet flyttas tillbaka till förslagsvis 3 april. Lisa bokar sal och mailar sedan alla.
Punkter att följa upp:
§17. Mötets avslutande
Vid protokollet
Åsa Forsberg
Justerat
Helena Klint, den 10 mars 2008
Lisa Webb, den 9 mars 2008
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar