Vad gör styrelsen?

Har du undrat över vad det innebär att vara med i styrelsen? Visste du att det finns några förtroendevalda som inte sitter i styrelsen?

Nedan står det vad varje förtroendevald har för uppgifter. Dessa kan dock ändras då varje styrelse får lägga upp sitt arbete efter eget tycke och smak. Det är också viktigt att påpeka att styrelsemedlemmarna brukar dela på styrelsearbetet och att det alltid går att få hjälp med sina egna uppgifter när man behöver det!

Dressyr- och hoppansvariga

• Kontakt med respektive ridgrupp: a) Informera ridgruppen om händelser på respektive stall (även om detta i slutänden är varje ryttares eget ansvar). b) Föra en dialog om förbättringsarbete inom respektive ridgrupp, vilket görs både löpande på ett informellt sätt och i slutet av varje termin på ett mer strukturerat sätt. c) Administrera ridgruppens egen nätgrupp och dess medlemmar i ARG:s två gemensamma nätgrupper, den generella och reservgruppen; uppdatera reservlistan årligen.
• Kontakt med respektive stall: Vara kontaktperson mot stallet, vilket inkluderar att förse stallet med en aktuell grupplista inför varje termin med namn, personnummer, telefonnummer, mejl och hemadress till alla i ridgruppen.
• Kontakt med utomstående: Vara kontaktperson mot utomstående som vill få mer information om respektive ridgrupp. Administrera gruppens väntelista över de som anmäler sitt intresse för rida i gruppen nästa termin.

Tävlingsansvarig tillika SAR-representant

• Kontakt med medlemmarna: Informera om SAR vad gäller organisation och nyheter.
• Kontakt med SAR: a) Vara kontaktperson mot SAR. b) Vara med på de möten SAR håller två gånger per år vid tävlingarna Västkustkampen (VKK) och Svenska Akademimästerskapet (SAM). c) Inneha en styrelsepost även i SAR:s egen styrelse.

Ordförande

• Ta huvudansvaret för möten: a) Boka rum och kalla medlemmarna till mötet. b) Förbereda dagordningen genom att samla in och sammanställa medlemmarnas förslag i förväg. c) Tillhandahålla utskrifter av dagordningen till närvarande medlemmar. d) Föra ordet under mötena. e) Justera protokollet. f) Mejla dagordningen och det av justeringspersonerna godkända protokollet till den webbansvariga för att lägga upp på hemsidan.
• Utvärdera föreningens verksamhet i slutet av varje verksamhetsår och presentera resultaten vid årsmötet.
• Förvara föreningens elektroniska dokument, inkl. dagordningar och godkända protokoll.
• Representera föreningen utåt t.ex. i kontakter med studenttidningar.

Vice ordförande

• Föra ordet under möten då ordföranden är borta.
• Stödja ordförande i dennes arbete (vid behov).

Sekreterare

• Föra protokoll under mötena och komma överens med justeringspersonerna om protokollets utformning efteråt.
• Svara på mejl till föreningens mejlkonto.
• Skriva den årliga verksamhetsberättelsen med utgångspunkt i det gångna årets protokoll.

Kassör

• Medlemskap: a) Informera medlemmarna om när medlemskapsavgiften ska betalas i slutet av oktober. Påminna alla i ridgrupperna och styrelsen som inte betalat in före den bestämda tidsgränsen. b) Föra en lista över betalande medlemmars kontaktinformation och skicka ut den löpande till alla på listan. (Namn och mejl till ryttarna tillhandahålles av respektive gruppansvarig.) c) Lägga till nya medlemmar som inte rider i någon av föreningens ridgrupper på den generella nätgruppen.
• Utgifter: a) Ersätta medlemmar för deras utlägg mot uppvisade kvitton. b) Sköta inbetalningar av aktiviteter samt PG- och SAR-avgifterna.
• Revision: Informera revisorn om att revisionen behövs minst en månad i förväg, och hjälpa revisorn med revisionen.

Webbansvarig

• Informera medlemmarna om föreningens aktiviteter: Uppdatera hemsidan på blogger.com med information om föreningens aktiviteter m.m. som kan komma från medlemmarna, utomstående eller den webbansvariga själv. Mejla direktlänkar till hemsidans uppdateringar till medlemmarna.
• Föra en dialog med medlemmarna om hemsidans utformning.
• Utbilda styrelsen och medlemmarna i hemsidans interaktiva funktioner.

Styrelseledamot (utan fasta uppgifter)

Valberedning (ingår inte i styrelsen, dvs. inte närvarar på styrelsemöten)

• Erbjuda alla medlemmar möjlighet att nominera andra medlemmar och sig själva till de förtroendevalda posterna via mejl minst en månad före årsmötet. Lämpligen väljs medlemmar med kontakter i båda ridgrupperna.
• Få alla nominerades tillstånd att bli valbara till respektive styrelsepost före årsmötet.

Revisor (ingår inte i styrelsen)

• Kontrollera alla kvitton och protokoll från års- och medlemsmötena. (Kassören bör informera kassören att revision behövs minst en månad i förväg.)

Revisorsuppleant (ingår inte i styrelsen)

• Gör revisorns uppgifter ifall revisorn inte kan fullfölja sina uppgifter.